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機構改革中涉改立檔單位全宗號處置方法研究
論文作者:童鞋論文網  論文來源:qaly-analyser.com  發布時間:2019/5/20 9:53:12  

1關于機構改革中全宗號處置方法所遵循依據的探析

全宗號一般由負責接收檔案的檔案館給定,國家檔案局對于此項工作的總體要求是設置必須規范、科學。各省市在實際應用中都形成了一些較為有效的辦法。20世紀90年代,各檔案館一般按照檔案接收進館的順序給定全宗號;而后,又逐漸衍生出“立檔單位申領制”“綜合檔案館給定制”等設置方法。在此次機構改革涉改立檔單位全宗號處置的過程中,我館在借鑒了一些兄弟省經驗和辦法的基礎上,嚴格遵循中共吉林省委、省政府下發的《關于在全省機構改革中加強檔案工作的意見》中指出的“確保檔案安全,實施科學有效管理”的總體要求,以檔案學體系中的“全宗理論”為基本原則,遵守“全宗理論”里提出的全宗所具有的不可分散性和單一性兩個根本性質,對涉改單位全宗號進行了相應的處置。

2涉改立檔單位全宗號處置方法

涉改的立檔單位主要有以下三種情況:第一是新設立機構;第二是機構被撤銷;第三是機構名稱及職能有變動,但主要職能和機構主體保留的。下面我就分別介紹一下我館對于這些情況的分類處置方法。

2.1新設立機構的全宗號處置方法。

新設立機構一般分為兩種情況:第一種是單位為新組建的,之前沒有職能相近的其他機構,這種情況要給定其一個全新的全宗號。例如,吉林省退役軍人事務廳為此次機構改革新設立單位,我們按全宗排列順序給定新全宗號283號。第二種是歷史上有和新設立單位職能吻合度極高的機構,且該機構全宗為終止狀態,對于此類情況,我們建議重新啟用已終止的全宗號。這樣不僅可節約全宗號資源、保證機構檔案的連續及穩定性,也可以確保全宗名稱與全宗號在對應關系上的單一性,防止一個全宗名稱對應兩個全宗號的情況出現。例如,吉林省檔案館全宗號為80號,在1994年的機構改革中,吉林省檔案館與吉林省檔案局合立,該全宗號于當年終止使用;此次機構改革中,吉林省檔案局職能并入省委辦公廳,重新單獨設立吉林省檔案館,我們因此重新啟用80號做為新設立的吉林省檔案館的全宗號。

2.2撤銷機構的全宗號處置方法。

機構改革對各單位職能進行了優化和重新劃分,許多機構被撤銷。對于撤銷的單位,處置方法是將其全宗號終止,不再使用。例如,原吉林省公務員局職能并入省委組織部,因此對其使用的269號全宗號進行終止處理。

2.3機構名稱及職能有變動,但主要職能和機構主體保留的機構全宗號處置方法。

對于主體及主要職能保留的機構,考慮其工作職能的延續性以及全宗本身的不可分散性,我們建議繼續沿用其原有全宗號,并按改革方案更改對應的全宗名稱。例如,吉林省農村農業廳基本是在原吉林省農業委員會的基礎上設立的,我們沿用原吉林省農業委員會的全宗號97號,并將97號全宗號對應的全宗名稱更改為吉林省農村農業廳。此外,還有一種較為特殊的情況,新機構是由多個單位的主體及職能合并后重新組建的,這種情況下就要判斷幾個單位在新設立機構中誰更占主體地位,建議沿用占主體地位單位的全宗號,終止此外各家單位的全宗號。例如,吉林省文化和旅游廳主要是在原吉林省文化廳及原吉林省旅游局的基礎上組建的,因新組建單位中省文化廳占主體位置,吉林省文化和旅游廳就沿用原吉林省文化廳的全宗號33號,同時終止吉林省旅游局的176號全宗號。如情況特殊,無法準確判斷相關單位的主體性,可以同時終止幾個單位的全宗號,給定新組建機構全新的全宗號。

3關于機構改革中全宗管理的幾點建議

要做好改革中的全宗管理,除了合理處置全宗號以外,我認為還應注意以下兩點:一是在處置全宗號時,應將變動情況及依據作書面說明,并將其放入對應的全宗卷內保存,備查。二是應注意全宗號變動的起始時間。例如,原吉林省旅游局在改革前形成的檔案在改革后應由吉林省文化和旅游廳代管,但仍使用其改革前的176號全宗號。改革后形成的檔案要使用吉林省文化和旅游廳的33號全宗號。

以上就是我館在涉改立檔單位全宗號處置方面形成的一些做法和經驗,對機構改革中的全宗管理工作進行了一定的探索,也獲得了一定的啟示。

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