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防疫檔案收集實踐中應注意的問題研究
論文作者:童鞋論文網  論文來源:qaly-analyser.com  發布時間:2021/7/30 9:48:58  

2020年突如其來的新冠肺炎疫情給人們的生產和生活帶了前所未有的影響。在這場全民參與的防疫抗疫阻擊戰中,各行各業共克時艱,與病毒全力斗爭,盡最大努力保障社會生活有序開展。上海軌道交通在新冠疫情期間,貫徹黨中央國務院和市委市政府各項決策部署,廣大員工凜然逆行、眾志成城,實現地鐵乘客零感染、員工零感染,為各行各業復工復產提供了堅強保證,也留下了大量具有保存價值的文件材料和影像資料。這些資料不但是上海地鐵防疫工作的真實寫照,也為今后上海軌道交通系統總結經驗教訓,再上新臺階提供了基礎。因此,防疫資料的收集和整理尤為重要。根據上海市檔案局關于做好新冠肺炎疫情防控檔案工作的實施意見,申通地鐵作為疫情防控檔案成員單位(市檔案館接收范圍),在疫情平穩期間開展防疫檔案的收集和整理。防疫檔案工作以圍繞企業中心任務、服務企業需求為著力點,履行好檔案部門的職責和使命,收到了較好的效果。

防疫檔案,是指在防控突發重大疫情過程中直接形成的,且具有保存價值的文字、圖像、聲像、影像等不同載體和形態的原始記錄[1]。上海軌道交通防疫檔案涵蓋特殊時期地鐵客流組織和行車安排、項目建設復工復產、設施設備防疫要求、經營項目管理調整、員工思想動態疏導等各方面。疫情開始蔓延時,筆者嘗試查閱2003年“非典”時期相關檔案,但是遺憾地發現:由于過去缺乏規范、監督等原因,“非典”疫情期間所形成的各類文件材料沒能及時收集和有效管理,只能在年度報告等重要文件中找到部分段落,大部分與生產運營相關的防疫檔案散失、損毀,甚至未納入收集歸檔范圍,給檔案資源建設和日后查考帶來了損失和不便。因此,在防疫過程中提高檔案意識,做好防疫檔案的收集歸檔、管理與服務工作,是檔案工作的當務之急。在疫情暴發和存續期間,完整、齊全地收集防疫檔案,可以記錄疫情防控工作全過程,為掌握疫情狀況、調整防疫策略、查考有關事項提供依據和憑證。疫情結束后,這些檔案可被用于運營的案例研究、完善管理制度、認識規律修補短板等,為今后預防和應對類似疫情提供經驗教訓以及儲備知識。如何收集和整理這些檔案,是檔案戰線工作人員近一個階段研究的重要方向和目標。根據上海市檔案局《關于貫徹落實〈國家檔案局關于做好新冠肺炎疫情防控檔案工作的意見〉的實施意見》[2]等文件要求,筆者在工作實踐中摸索,整理出一些可行性較強的檔案收集整理方案和路徑。具體包括以下幾個方面。

1 防疫檔案收集整理應堅持正確的工作原則

防疫及其檔案管理具有事發突然、涉及面廣、不確定性強等特點。針對這種情況,要做好防疫檔案的收集整理工作,應堅持正確的工作原則,確保這項工作有序進行。具體應堅持三項原則。

1.1 統一領導、協調溝通的原則

防疫檔案的收集來自于軌道交通建設、運營、經營等不同板塊、部門和單位,各有特點。開展防疫檔案的收集,應由檔案部門牽頭,設立臨時性的防疫檔案綜合協調小組進行,可將各單位及各部門現有的專兼職檔案人員納入該臨時協調小組,由檔案工作人員進行指導

1.2 各負其責、過程控制的原則

按照“誰生成、誰歸檔”的要求,對防疫工作或防疫活動產生并形成的檔案資料,派專人管理,防止造成防疫檔案多頭管理或無人管理的極端情況。臨時協調小組按疫情發展的程度采取月度、季度或年度的時間節點開展定期的防疫檔案自查、互查、指導、監督。

1.3 完整收集、科學利用的原則

防疫檔案的收集應做到“應收盡收”,各單位檔案工作人員應主動出擊,不但注重檔案收集的覆蓋面,更要重視歸檔防疫材料的齊全性。同時利用檔案信息化管理系統對防疫檔案做好數字化加工和錄入,便于統計及后期的共享利用。

2 上海軌道交通在防疫檔案收集整理工作中的做法

2.1 強化檔案意識

防疫檔案工作得以順利起步并開展,得到了集團公司領導的重視和支持,將防疫檔案的收集和歸檔列入整個疫情防控工作體系之中。

各下屬單位在防疫攻堅戰中處于防疫處置的最前線,他們保存并能提供與防疫全過程直接相關的檔案材料,同時具備足夠的業務能力,通過防疫過程中的具體事件進行檔案收集和分析,產生具有參考價值的報告。此項工作起動后,各有關單位高度重視,安排專、兼職檔案人員參與此項工作。檔案部門對專、兼職檔案人員進行宣傳貫徹及業務培訓,并由各單位檔案管理人員進行單位內的二級宣貫(宣貫流程如下圖一),確保防疫檔案工作落實到全體工作人員,為后續工作的開展打下了堅實的組織基礎。

圖一培訓與宣傳貫徹范圍及流程示意圖

2.2 構建工作機制

按照防疫檔案“應歸盡歸”的原則,由檔案部門制定《上海申通地鐵集團有限公司新冠肺炎疫情防控文件材料收集歸檔工作方案———歸檔范圍和保管期限表》,為防疫檔案收集工作的具體開展指明了方向。由于疫情的突發性和發展的不確定性,同時防疫材料涉及門類廣、來源復雜、載體繁多,歸檔范圍無法一次性界定。實踐中,以整理現有文書材料為切入點,由檔案收集單位根據半年積累的與疫情相關的收文和發文,找出規律并草擬歸檔范圍大類,然后根據收文處理涉及的單位(部門)和發文單位(部門),由專、兼職檔案人員深入業務部門調研防疫工作產生的材料,擬定重要程度;最后由檔案部門進行合并歸類,確定大類并細分歸檔范圍二級目錄及三級目錄,同步制定保管期限表。同時,文書類防疫檔案分類也可參考《上海市新冠肺炎疫情防控工作文件材料歸檔范圍與檔案保管期限表》[2],結合自身企業疫情防控工作特點,主要包括:上級機關和單位領導在防疫工作和活動中的重要決定、通知、指示和批示,印發的各種文件;上級單位對各業務方面防疫工作進行監督指導時形成的工作方案、情況報告、調研材料、重大措施實施情況記錄及報告等;集團在疫情開始之際及過程中成立領導機構、工作小組、專項小組的文件;各類與防疫工作相關的會議記錄、會議紀要;集團領導層作出的重要決策、實施方案、總結、報告、簡報、新聞宣傳材料等。

值得注意的是,隨著信息技術的發展,此次防疫事件檔案材料收集整理的應對與處置,是一個涉及面廣且復雜多變的過程,僅憑某種單一載體、類型的檔案,并不能全面詳細地反映整個防疫過程的來龍去脈。因此,除了常規的文書檔案之外,還應重視對專業檔案(疫情高發時段即一級響應期間的運營生產組織方案、線路/車站的防疫方案)、聲像檔案(各級領導開展防疫工作指揮和部署的照片、防疫工作標準在車站及基地實操的錄像、新聞媒介制作的影像資料)、實物檔案(車廂車站等張貼的乘客乘坐路徑申報)、網站網頁(上海地鐵官網公布的運營信息調整等公告)、多媒體檔案(有保存價值的宣傳用多媒體演示文稿、幻燈片)、社交媒體檔案(微博、微信、抖音公眾號發布的文字、圖片、視頻)等多種載體、類型檔案的收集。

文書檔案在整理過程中可以根據《歸檔文件整理規則》[3]和《上海市歸檔文件整理規則操作細則》[4]開展,專業檔案、聲像檔案,特別是網站網頁的材料,可依據《政府網站網頁歸檔指南》[5]。

2.3 加強統籌協調

新冠疫情防控工作的特殊性,決定了防疫檔案收集方式的特殊性。新冠疫情一天不消滅,疫情防控的人民戰爭一天不停止,防疫檔案收集便一刻不能中斷。因此,確保防疫建檔工作與疫情防控工作同步開展尤為重要。為了提高歸檔質量,檔案部門應定期召開防疫檔案研究工作會議,統一有關工作思路和要求。為了避免形式主義、官僚主義,防止增加疫情防控工作負擔,消耗基層干部的疫情防控精力[6],也為了響應疫情期間保持社交距離的要求,集團檔案部門組建微信工作群,選取騰訊會議APP等免費、綠色的軟件召開云會議,提供線上“無接觸式”指導,每次會議時間控制在60分鐘以內,以問題為導向,主要交流防疫材料收集過程中的經驗和遇到的困難,發揮防疫檔案團隊力量,形成上下積極配合、協作聯動、高效履職的良好工作氛圍,推動疫情防控文件資料收集工作有序進行。

3 防疫檔案收集實踐中應注意的問題

3.1 防疫檔案整理的檔號編制

防疫檔案收集整理主要依據《上海申通地鐵集團有限公司新冠肺炎疫情防控文件材料收集歸檔工作方案———歸檔范圍和保管期限表》進行,但如果按照企業檔案管理規定,則防疫檔案既包括黨群工作類、行政管理類資料,也涵蓋經營管理類、生產技術類資料。如將防疫檔案單獨歸檔在專題檔案門類下并進行編號入庫,無法保持現有的十大類檔案的完整性和一致性;而將防疫檔案根據十大類分拆并分類整理后編號入庫,又可能造成防疫檔案的割裂和分散,給今后查閱利用防疫檔案帶來諸多不便。

在實踐中,可將防疫檔案根據十大類分拆開并分類整理后編號入庫,同時,利用信息化管理系統的優勢,使用信息管理系統的編研模式,將分散在十大類內的防疫檔案以虛擬地址(檔號)的方式組卷合成,組卷原則以《上海申通地鐵集團有限公司新冠肺炎疫情防控文件材料收集歸檔工作方案———歸檔范圍和保管期限表》為依據,統籌兼顧,既保證了分類的連續性,也使得后期的查詢、利用一目了然,可成套查找利用。

3.2 防疫檔案資料有效性的確認

由于去年新冠疫情事發突然、來勢洶洶,又時值春節前后,各級政府、部門、單位及時響應,各種緊急通知、防控方案(試行)、工作提示、處理要求等隨著一波波疫情的升級不斷涌現,各運營(經營)單位在上級及有關部門的有力指導下持續進行疫情防控方案的更新,同時上海軌道交通也在制定防疫措施和技術標準時,因現場施行后的復雜條件、特殊情況需要不斷修正而下發多個版本的試行更新方案,逐漸形成穩定的規章規范體系。換言之,疫情防控規范性文件,有些系應急處置產生的臨時性文件已不再使用,有些已被新的規范性文件所取代。如何做好有效文件的歸檔問題,擺在了檔案人員的面前。經與業務部門多次溝通協調,向兄弟單位借鑒經驗,采取了以下的歸檔策略:

對于因為防疫等級下降而采取廢止現行使用的規定/方案/實施意見等(如:運營方案的調整),各疫情級別下的規定/方案/實施意見等都應列入歸檔范圍。

對于指導其他相關專業的疫情防控規范性文件,按照“誰制定、誰清理”的原則,已廢止且有新規范替代的文件,不再作為資料列入歸檔范圍。

值得注意的是:需要定期梳理上級來文,若出現法律、法規、規章等上位法廢止或者宣布失效,或主要內容已被新規范性文件涵蓋或替代、或適用期已過的,則根據文件在批示過程中的牽頭部門,按照“誰制定、誰負責”的原則,由業務部門清理/調整/廢止正在使用的文件。在新規范出臺后,已收集的原規范不再列入歸檔范圍。

3.3 新媒體防疫檔案資料的保存方式

隨著新媒體向視頻化方向發展,疫情期間,短視頻(小視頻)因操作簡單、受眾廣泛、貼近性強,在各類官方、非官方平臺上百花齊放,在疫情防控上發揮了獨特作用。同樣,上海地鐵各層面的官方短(小)視頻也在媒體信息發布中起到了重要作用。比如“學習強國APP”轉發“加強保潔消毒!上海地鐵采取這些措施防控新型冠狀病毒”、抖音上海地鐵官方發布“上海地鐵乘客防疫指南”等。這些短(小)視頻除了視頻本身外,還包含發布者、發布地點、發布時間、發布主題、內容簡介、觀看者、觀看量、評論者、評論量、評論內容和回復內容等背景信息。而對短(小)視頻的歸檔要求尚無國家/地方標準或行業/企業標準。有些做法如楊浩、楊來勝提出:由數字檔案機構組織檔案管理專家對小視頻進行評價,對其檔案屬性(短視頻的歷史性、背景性、憑證性和情報性等評價標準)作出判斷是否進行保管[7],這種方式對企業來說操作性不強。因而,在實際歸檔過程中,我們應立足本企業各官方賬號,以收集核心關鍵信息為原則,主要收集短(小)視頻和與之有關的關鍵信息,如:拍攝單位、拍攝時間地點、發布時間、發布主題、文字概要、重要評論,將這些關鍵信息撰寫形成一個文檔,與短(小)視頻一起保存。其中,重要評論參考企業《每日輿情簡報》中對該短(小)視頻發布后的社會反映,沒有則不填寫。

經過本次疫情的“洗禮”,我們在實踐中獲得了以上防疫檔案收集整理的寶貴經驗,為后期的正式歸檔和移交奠定了基礎,也為今后應對突發性公共衛生事件或重大應急事件、提升軌道交通應急響應機制,提供了盡可能真實完整的信息和資料,充分體現了檔案部門及工作人員立足本職,發揮自身戰“疫”精神,全心全意致力于服務上海軌道交通安全運營的初心和使命擔當。

參考文獻

[1] 徐擁軍,姚靜,陳怡.加強防疫檔案管理服務防疫工作大局[J].中國檔案,2020(02):28-29.

[2] 上海市檔案局、上海市新型冠狀病毒肺炎疫情防控工作領導小組辦公室關于貫徹落實《國家檔案局關于做好新冠肺炎疫情防控檔案工作的意見》的實施意見,20200413.

[3] 《歸檔文件整理規則》檔案行業標準DA-T22-2015,20151025.

[4] 《上海市歸檔文件整理規則操作細則》,20180329.

[5] 《政府網站網頁歸檔指南》DA/T80-2019,20191216.

[6] 《國家檔案局關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》,20200209.

[7] 楊浩,楊來勝.政務抖音檔案化:價值、主體與路徑[J].檔案與建設,2020(03):31-35.

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